Con le nuove norme in materia di fatturazione, è stata introdotta, tra l'altro, la possibilità di emettere e conservare le fatture in formato elettronico. Numerose possono però essere le situazioni pratiche che si possono presentare, considerando, ad esempio, che la spedizione delle fatture in formato elettronico è possibile solo con l'accordo del destinatario. Nell'articolo si esamineranno alcune possibilità pratiche di gestione dei cicli di fatturazione attiva e passiva

Spedizione delle fatture tramite fax o posta elettronica
Prima dell'introduzione delle norme in materia di fatturazione elettronica, si era consolidato l'uso di «anticipare» a mezzo fax o posta elettronica le fatture di vendita, per poi spedire o consegnare successivamente la fattura «originale».
La prassi, peraltro, aveva riconosciuto la possibilità di inviare le fatture «originali» tramite fax o posta elettronica, considerato che per l'emissione delle medesime non devono essere utilizzati degli appositi stampati fiscali, così come richiesto,ad esempio, per le ricevute fiscali.

Per quanto riguarda la spedizione delle fatture cartacee tramite fax o posta elettronica, questa risulta possibile anche con le nuove norme.
In particolare, possiamo avere due ipotesi:

•	la fattura è emessa in formato elettronico;
•	la fattura è emessa in formato cartaceo.

Fattura emessa in formato elettronico
La fattura emessa in formato elettronico deve contenere, ovviamente, tutti gli elementi richiesti dall'art. 21 del D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 633 o da altre norme. Inoltre, come previsto dall'art.21, terzo comma, sulla fattura deve essere apposto il riferimento temporale e la firma elettronica qualificata. La medesima norma, peraltro, prevede che la trasmissione elettronica debba essere eseguita previo accordo con il destinatario. Se quindi tale accordo manca, la fattura deve essere spedita in formato cartaceo.
La consegna/spedizione della fattura può avvenire:

1.	con consegna diretta;
2.	tramite posta;
3.	tramite fax o posta elettronica.

In particolare, nell'ipotesi 3 non si ha una trasmissione elettronica, ma una consegna o spedizione tramite mezzi elettronici; non è quindi necessario il consenso del destinatario. In definitiva, nel caso di fatture emesse in formato elettronico, ma senza l'accordo con il destinatario per la ricezione delle stesse nel medesimo formato, si ha che:

•	per l'emittente la fattura è elettronica. Devono quindi essere rispettati tutti gli obblighi relativi alla conservazione elettronica delle fatture;
•	per il destinatario la fattura è cartacea. Ciò significa che nel caso di ricezione tramite posta elettronica, la fattura deve essere stampata su carta e conservata come una «normale» fattura cartacea.

Fattura emessa in formato cartaceo
Nel caso di emissione della fattura in formato cartaceo, non sorge nessun problema particolare. Anche in questo caso, come nel precedente, la consegna/spedizione della fattura può avvenire:

1.	con consegna diretta;
2.	tramite posta;
3.	tramite fax o posta elettronica.

Ciò significa che:

•	per l'emittente la fattura è cartacea. Devono quindi essere rispettati tutti gli obblighi ordinari di conservazione;
•	per il destinatario la fattura è cartacea. Anche in questo caso, quindi, vi sono gli ordinari obblighi di conservazione.

Ricezione e conservazione delle fatture in formato elettronico e cartaceo
Può accadere nella pratica che alcuni fornitori richiedano il consenso alla trasmissione delle fatture in formato elettronico. Il problema che si pone in quest'ipotesi è se il rilascio di tale consenso imponga la conversione in formato elettronico delle fatture ricevute in forma cartacea, al fine di adottare una forma di conservazione omogenea.
La circolare dell'Agenzia delle entrate n. 45/E del 200511 aveva a suo tempo chiarito che se il destinatario della fattura «ha prestato il consenso per la ricezione elettronica delle fatture emesse da alcuni fornitori, dovrà conservare in formato elettronico tutte le fatture di acquisto, anche quelle ricevute in forma cartacea». Tale orientamento, che poteva essere molto penalizzante per gli operatori economici, è stato abbandonato con la successiva circolare 6 dicembre 2006, n. 36/E13.

È stato infatti chiarito che «ove il contribuente intenda adottare la conservazione elettronica delle sole fatture elettroniche, è consentita la conservazione con le modalità tradizionali delle fatture in formato analogico a condizione che le stesse siano annotate in un apposito registro sezionale e numerate progressivamente con una distinta serie numerica in ordine cronologico, senza soluzione di continuità per periodo di imposta. In tale evenienza, per ogni singolo cliente o fornitore dovrà essere eseguita un'unica modalità di conservazione per l'intero periodo di imposta, in modo che le fatture emesse o ricevute risultino annotate tutte nello stesso registro».

In buona sostanza, per quanto riguarda la ricezione delle fatture:

•	può essere dato il consenso alla ricezione elettronica delle fatture ad uno o più fornitori;
•	per le fatture ricevute in formato cartaceo non vi è l'obbligo di conversione in formato elettronico;
•	devono essere adottati distinti registri sezionali per le fatture elettroniche e per quelle cartacee;
•	per ogni fornitore deve essere adottata, nel corso dell'anno solare, un'unica modalità di conservazione delle fatture.

Conservazione delle fatture elettroniche ricevute e comunicazioni all'Amministrazione finanziaria
L'art. 39, secondo comma, del D.P.R. n. 633/1972 stabilisce che le fatture ricevute in forma elettronica devono essere conservate nella stessa forma. Non vi è quindi la facoltà , ma l'obbligo di adottare tale forma di conservazione.
Per la conservazione delle fatture elettroniche deve essere rispettato, in particolare, quanto previsto dall'art. 3 del D.M. 23 gennaio 2004, per cui:

•	la conservazione delle fatture deve essere effettuata con cadenza almeno quindicinale;
•	sull'insieme delle fatture o su una loro impronta deve essere apposta la sottoscrizione elettronica e la marca temporale.

È inoltre previsto che, entro il mese successivo alla scadenza dei termini stabiliti per la presentazione delle dichiarazioni annuali, debba essere comunicata all'Agenzia delle entrate l'impronta dell'archivio informatico oggetto della conservazione, la relativa sottoscrizione elettronica e la marca temporale; tali dati vanno comunicati in via telematica in base a quanto verrà stabilito con un apposito provvedimento.
Peraltro, in relazione ai suddetti obblighi, è stato chiarito che, siccome il provvedimento che disciplina le modalità di comunicazione dell'impronta non è stato ancora emanato, tale obbligo non risulta ancora operante; restano ovviamente fermi gli altri adempimenti previsti dal D.M. del 23 gennaio 2004.

Per un approfondimento, nell'allegato in formato .pdf, sono disponibili due tavole riepilogative che schematizzano i concetti affrontati nell'articolo.

Luglio 2007

autore: Ciro D'Ardia

Fonte: L'IVA - Attualita, pratica e approfondimento - Ipsoa Editore